Pulizia numeri al Registro delle Opposizioni (RPO): perché farla e come la facciamo per te

Prima di chiamare un cliente per una promozione, una vendita o una ricerca di mercato, la lista dei numeri va confrontata con il Registro Pubblico delle Opposizioni. È la cosiddetta pulizia dei numeri RPO: un passaggio obbligatorio, che però richiede strumenti e tempo. In questa guida vediamo cos’è, perché è importante e come la facciamo per conto dei nostri clienti con 123marketing.

Cos’è il Registro Pubblico delle Opposizioni

Il Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO) è l’elenco dei numeri di telefono, e degli indirizzi postali presenti negli elenchi pubblici, di chi non vuole ricevere chiamate o posta per finalità commerciali, promozionali o di ricerca di mercato. Iscriversi è gratuito e chiunque può farlo in pochi minuti.

Dal 2022 il Registro comprende anche i numeri di cellulare e i numeri fissi non presenti negli elenchi telefonici. Chi si iscrive, inoltre, può annullare i consensi alle chiamate commerciali dati in passato. Il risultato è che una lista di contatti, anche se aggiornata da poco, contiene quasi sempre numeri che non possono essere chiamati.

Cosa significa fare la pulizia dei numeri

Fare la pulizia dei numeri di telefono significa confrontare la propria lista con il Registro delle Opposizioni e togliere tutti i numeri iscritti, prima di iniziare le chiamate. Il confronto si fa sul sito del Registro, come operatore registrato: si invia un file con i soli numeri da controllare e si riceve indietro la lista senza i numeri che si sono opposti.

Detto così sembra semplice. In pratica ci sono diversi passaggi da curare:

• preparare il file nel formato richiesto, con numeri scritti tutti nello stesso modo, senza doppioni e senza errori;
• inviarlo con le credenziali e la firma digitale dell’operatore registrato;
• rimettere insieme la lista pulita con i nomi, le aziende e le note dei contatti, che nel file inviato al Registro non ci sono;
• conservare la prova di ogni verifica, con data ed esito.

Senza gli strumenti adatti è un lavoro di gestione dei dati lungo e facile da sbagliare, soprattutto quando le liste sono grandi o arrivano da fonti diverse.

Perché la pulizia dei numeri RPO è importante

Per lavorare in regola

Chiamare un numero iscritto al Registro delle Opposizioni per una proposta commerciale è una violazione delle regole sulla privacy. Il Garante può applicare sanzioni che, con il GDPR, arrivano fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo. E una segnalazione basta per far partire un controllo.

Per proteggere la reputazione

Una telefonata non voluta lascia un cattivo ricordo del marchio, anche quando l’offerta è buona. Chiamare solo chi può essere chiamato significa parlare con persone più disponibili ad ascoltare.

Per campagne che rendono di più

Una lista pulita è anche una lista migliore: meno numeri sbagliati, meno rifiuti, operatori che passano il tempo a parlare con potenziali clienti invece che a scusarsi. La pulizia dei numeri è il primo passo di una buona bonifica della banca dati.

La pulizia dei numeri non è burocrazia: è il modo più semplice per chiamare meno persone e parlare con quelle giuste.

Quando va fatta la pulizia

La regola è semplice: prima di ogni campagna. Le iscrizioni al Registro cambiano ogni giorno e una verifica fatta mesi fa non vale più. In particolare la pulizia va fatta quando:

• parte una nuova campagna di telemarketing o di presa appuntamenti;
• usi una lista acquistata o noleggiata da un fornitore esterno;
• riprendi una lista vecchia o mai verificata;
• chiami numeri di cellulare;
• affidi le chiamate a un call center esterno;
• invii posta cartacea promozionale a indirizzi presi dagli elenchi pubblici.

Come facciamo la pulizia dei numeri con 123marketing

Da anni facciamo telemarketing ogni giorno, e la pulizia dei numeri al Registro delle Opposizioni è parte del nostro lavoro. Per questo abbiamo integrato tutto il processo in 123marketing, la piattaforma che abbiamo sviluppato, e lo offriamo anche come servizio per i nostri clienti.

1. Ci invii la lista

Va bene un file Excel o CSV, anche con dati scritti in modi diversi: nomi, aziende, numeri fissi e cellulari.

2. Prepariamo i numeri

123marketing normalizza i numeri, elimina i doppioni e segnala quelli non validi, così il confronto parte da una lista corretta.

3. Confrontiamo la lista con il Registro

Facciamo il confronto dei numeri con il Registro Pubblico delle Opposizioni. Se ti serve, ti seguiamo anche nell’iscrizione come operatore, dalla richiesta alla firma digitale.

4. Escludiamo i numeri iscritti

I numeri che si sono opposti vengono tolti dalla lista e segnati come non chiamabili, così non rientrano per errore nelle campagne successive.

5. Archiviamo ogni verifica

Data, lista ed esito di ogni controllo restano salvati in 123marketing: in caso di verifica hai tutto pronto, senza cercare tra file e email.

Cosa ricevi

• La lista chiamabile, con nomi e dati dei contatti già rimessi al loro posto.
• L’elenco dei numeri esclusi, da non usare finché non cambia la situazione.
• Un report della verifica, con numeri controllati, esclusi e data del confronto.
• Lo storico dei controlli, se usi 123marketing anche per le tue campagne.

E se vuoi, alla pulizia possiamo aggiungere la campagna vera e propria: telemarketing B2B, presa appuntamenti o teleselling, con operatori formati e ogni esito nel CRM. Per gli aspetti legali lavoriamo insieme al tuo consulente privacy, con la nostra consulenza GDPR per il telemarketing.

Domande frequenti sulla pulizia dei numeri RPO

La pulizia dei numeri vale anche per i cellulari?

Sì. Dal 2022 il Registro delle Opposizioni comprende anche i numeri di cellulare, quindi vanno verificati come i fissi.

Ogni quanto va ripetuta?

Prima di ogni campagna. Le iscrizioni cambiano continuamente: una lista pulita oggi può contenere numeri iscritti tra qualche settimana.

Potete fare la pulizia su una lista nostra?

Sì. Ci invii la lista e ti restituiamo quella chiamabile, con l’elenco degli esclusi e il report della verifica.

Vale anche per le chiamate alle aziende?

Dipende dal tipo di numero e di contatto. Ti aiutiamo a capire quali liste vanno verificate e come trattare i numeri aziendali.

Hai una lista da verificare o una campagna in partenza? Scopri il nostro servizio di pulizia numeri al Registro delle Opposizioni oppure scrivici: ti diciamo in poco tempo come procedere.